Tendencja do cyfryzacji nie wyklucza konieczności przechowywania ważnych dokumentów w formie papierowej. Niektóre dokumenty są potrzebne pracownikom każdego dnia, inne muszą być przechowywane przez długi czas. Oba wymagają zorganizowanego systemu archiwizacji. Może w tym pomóc metalowa szafka na dokumenty. O tym, jak wybrać właściwy, przeczytasz w naszym artykule.
Jak wygląda szafka na dokumenty
Dziś trudno sobie wyobrazić biuro, bibliotekę czy jakąkolwiek firmę bez zorganizowanej szafy na dokumenty. W najbardziej wyszukanych pomieszczeniach znajdują się specjalne boksy, które pozwalają na oszczędne gospodarowanie przestrzenią. Dzięki znacznikom umieszczonym na drzwiach szuflad, możesz kilkakrotnie szybciej znaleźć potrzebny dokument.
Szafy szk są zazwyczaj wykonane z materiałów ognioodpornych i mają solidne połączenie między drzwiami a ścianami, co zapobiega uszkodzeniu dokumentów podczas pożaru. Zostały one zaprojektowane w taki sposób, aby ich moduły można było dopasować do każdego układu pomieszczenia. W ten sposób można przechowywać dużą liczbę dokumentów, wykorzystując minimalną ilość miejsca.
Tradycyjnie, metalowe szafy na dokumenty posiadają zamek, który chroni materiały przed kradzieżą. Przechowywanie w nich spełnia zatem wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa.
Najczęściej te szafki na dokumenty są instalowane w organizacjach takich jak:
- administracja i inne agencje rządowe;
- kierownictwo i wydziały ochrony socjalnej;
- biuro paszportowe;
- policja;
- kancelarie notarialne;
- instytucje medyczne;
- placówki edukacyjne;
- biblioteki;
- muzea;
- fundacje komercyjne i niekomercyjne;
- instytucje finansowe i banki;
- organizacje urbanistyczne;
- firmy budowlane.
Metalowa szafa kartotekowa przeznaczona jest na dokumenty formatu A4, A5, a nawet A1 i A0. Pozwala na układanie materiałów zarówno w pionie jak i w poziomie w postaci pojedynczych arkuszy lub całych folderów, czyli można zorganizować „inteligentny” system przechowywania z wieloma sekcjami i podsekcjami. Oszczędza to znaczną ilość czasu na szukanie informacji, a tym samym zwiększa wydajność firmy.